Mi a teljesítési igazolás és hogyan kell kiállítani?

A teljesítési igazolással a megbízó elismeri, hogy a megbízott az előzetes megegyezés szerint elvégezte és átadta a vállalt munkát a megbízó számára a feltételeknek megfelelően. A teljesítési igazolás szükségessége indokolt, hiszen biztosítékot nyújt a munkavállaló részére, ezzel tudja igazolni munkájának elvégzését az esetleges fizetési késedelem esetén. A teljesítési igazolást kizárólag a megbízó állíthatja ki, mivel ezzel igazolja, hogy elfogadta az átadott munkát, majd ennek megfelelően fog fizetni. Ha nem fogadja el a munkát, tehát nem állít ki igazolást, akkor a felek között polgárjogi vitára kerülhet sor, melyet akár bírósági tárgyalás is követhet.  Ennek elkerülése érdekében az alábbiakban minden fontos információt összeszedtünk, melyre a teljesítési igazolás kiállítása és használata során szükséged lehet. 

Mi előzi meg a teljesítési igazolást?

Mielőtt a munka elvégzésére kerülne sor, mely a teljesítési igazolás feltétele, azelőtt a felek szerződnek. Azaz készítenek egy megbízási szerződést, melyben minden szükséges részletet pontokba foglalnak, majd egy-egy aláírással mindketten elfogadják azokat. A megbízási szerződésbe mindenképpen bele kell foglalni, hogy milyen feladatról van szó, milyen határidővel készüljön el, milyen minőségben adja át a munkát a megbízott, milyen juttatásért és fizetési feltételek mellett. Ezek az alapkövetelményei egy megbízói szerződésnek, azonban ezen felül számos részlet tisztázásra kerülhet még benne. Amennyiben az ebben foglaltak szerint készül el a megbízott a munkával, úgy készülhet el a teljesítési igazolás (röviden: TIG), amit szintén aláírással véglegesítenek mindkét fél részéről.  Az igazolás elkészítése, ahogy azt már fent említettük a munka elvégzését bizonyítja, mely fizetési késedelem esetére biztosításként szolgálhat. Azonban, ha netán kifogunk egy adóügyi ellenőrzést, akkor is hasznunkra lehet, mert a hivatal ellenőrzi általában, hogy a munka elvégzése összhangban van-e a kiállított számlával és a kapott juttatással. 

Mi az e-teljesítésigazolás? 

2019. januártól már elektronikus úton is kiállítható a teljesítési igazolás, ezt főként az építőiparban dolgozók használják, úgynevezett építési naplóként. Azok az építési beruházások kötelesek alkalmazni, akik kivitelezési tevékenységgel 2013. október 1. napja után kezdtek foglalkozni. Illetve azok az építkezések, melyek olyan EU-s támogatásból valósulnak meg, amit 2014. január 1. után kezdtek meg. Akik viszont ezt megelőzően kezdték meg a munkálatokat, azoknak a 2013. szeptember 30-án hatályos szabályoknak megfelelően kell teljesítési igazolást készíteniük. Előzetesen a szerződésben leírtak szerint a teljesítési igazolás kiállítása vonatkozhat csupán bizonyos részfeladatokra is, vagy teljes munka elvégeztére. Az építőipari tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet 31. §-a részletesen rendelkezik a leírtakról.

Milyen dokumentum szükséges a teljesítési igazolás mellé? 

A teljesítési igazoláshoz minden esetben csatolni kell a munkavégzés ellenértékéről kiállított számlát, ezért gyakran a megbízott egyszerre küldi vissza az aláírt TIG-et a kiállított számlával. A számlázás történhet tételes vagy átalányáras elszámolás alapján. A munka megkezdésekor a felek ebben is megállapodnak. 

Tételes elszámolásról beszélünk akkor, ha a munkavégző tételes naplót vezet az adott munkafolyamatokról, és ennek megfelelően kerül kifizetésre egy-egy projekt végeztével. 

Átalányáras elszámolás esetén a munkáról nem kötelező tételes naplót vezetni, a kifizetés a megbeszélt műszakok szerint történik. Mindkettő járható és egyszerű út, ennek ellenére gyakori az ebből adódó félreértés megbízó és megbízott között. 

Melyek a teljesítés igazolás kiállításának jogi feltételei?

A teljesítési igazolásról a magyar törvénykezés 32. § 8. bekezdése, és a 16. § 3. bekezdése rendelkezik. Mindenképpen fontos a törvényi rendelkezések szerint eljárni, hiszen ebben az esetben tudunk hamar a végére járni egy esetleges jogvitának. A megbízói szerződést is, és a teljesítési igazolást is körültekintően kell előkészíteni és alkalmazni, mind vállalkozói, mind megbízói oldalról. Sok esetben a felelőtlen eljárás következtében alakul ki lánctartozás, melynek az egyik fő generálója a teljesítési igazolások megtagadása az esetleges félreértések miatt, vagy a TIG mellé benyújtott számla ki nem egyenlítése. A TIG megtagadása okozta viták gyors lezárására jött létre a Teljesítésigazolási Szakértői Szervezetet (TSzSz), melyről a 2013. évi XXXIV. törvény szól. A vitás ügyek rendezésére szakértői vélemény adására jogosultak, amivel könnyen lerövidülhet a bírósági eljárás. 

Hogyan és mennyi ideig tároljuk a teljesítési igazolásokat? 

A hivatalos iratok selejtezését nagy óvatossággal szabad csak megtenni, hiszen minden dokumentumnak, így a teljesítési igazolásnak is van egy őrzési ideje, mely időn belül kötelesek vagyunk tárolni azt, és ha az arra hivatott szervek kérik, be kell nyújtani a kért dokumentumot. A teljesítési igazolások tárolási idejéről a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény rendelkezik. A megőrzési idő minden esetben akkor kezdődik, amikor a dokumentum létrejött, nem pedig akkor, amikor hozzánk került, így a TIG esetében a létrejöttétől számított nyolc évig kell őriznünk.  

A teljesítési igazolás formai követelményei 

A teljesítési igazolás is egy olyan okmány, melynek kötött formai és tartalmi elemei vannak – szabályokhoz kapcsolódóan. Nézzük a teljesítés igazolás kötelező elemeit! 

• Mindenképpen szükséges feltüntetni a keltezést, az alanyokat, a teljesítési igazolás tárgyát, a vonatkozó szerződés jellemzőit (kelt, vállalási díj stb.).
• Nem maradhat ki a ténymegállapítás, mely rámutat a munka elvégzésének tényére: „Felek megállapítják, hogy a Vállalkozó a szerződésben foglalt feladatot elvégezte…”
• A munka ellenértéke, annak átadási módja és ideje. Illetve levonások, amennyiben vannak az esetleges nem megfelelően, vagy egyáltalán el nem végzett részmunkák miatt. 
• Amennyiben volt plusz szolgáltatás, úgy mindenképpen érdemes a TIG-ben feltüntetni, hogy a munkavégző jogosult azokat is kiszámlázni a megbízó felé. 
• Ha van a teljesítéssel kapcsolatos és jogos kötbér, akkor azt is fel kell tüntetni, gyakori, hogy levonható a kifizetendő végösszegből, ezzel is csökkentve a megbízó költségét.  
• A teljesítési igazolásnak tartalmaznia kell az általános forgalmi adóval kapcsolatos információkat is (pl. fordított vagy egyenes adózású, az adó kulcsa stb.), figyelve arra, hogy a teljesítésigazolás a leírtaknak megfelelően tartalmazhat egyéb szolgáltatásokat és levonásokat is, amelyek adózási rendje (fordított, egyenes), áfa-körbe tartozása és áfa-kulcsa eltérhet egymástól.
• Ezeken felül természetesen fontos feltüntetni az elszámolás módját is, mely lehet tételes vagy átalányáras, a megbízási szerződésben foglaltak szerint. 

Elektronikus építési napló esetén a teljesítési igazolás is elektronikus lesz, amiről a 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet 31. §-a részletesen rendelkezik. Amennyiben bizonytalanok vagyunk a megfelelő tartalmi és formai elemekben, úgy okos döntés lehet egy teljesítési igazolás minta letöltése valamelyik jogi fórumról vagy weboldalról.   

Öszegezve, a teljesítési igazolás mindkét fél érdekeit védi az esetleges jogvitákkal szemben, így nem érdemes szemet hunyni fölötte, bármilyen megbízásból eredő munkavégzés részesei is vagyunk. A megbízottat védi a megbízó esetleges későbbi kifogásaitól az elvégzett munkával kapcsolatosan és a kifizetést tekintve, a megbízót pedig adóhatósági ellenőrzés esetén, hiszen ezzel tudja bizonyítani az elszámolt kifizetések jogosságát. Folyamatos teljesítés esetén is készítsünk teljesítési igazolást megegyezés szerinti periódusonként. A munka elvégzése után minden esetben a számla kiállítása, azaz a kifizetésre való igény benyújtás feltétele a mindkét fél részéről jóváhagyott, és aláírt teljesítési igazolás.